Athento aplica inteligencia a la gestión de correspondencia en entidades públicas

21/07/2014

Athento, el software de gestión documental inteligente, permite a las administraciones públicas una gestión digital de la correspondencia cubriendo todo el ciclo de vida de las comunicaciones oficiales

Debido al creciente interés de los organismos públicos en diversos países en la gestión digital de las comunicaciones oficiales, la compañía creadora de Athento, ha hecho pública una serie de casos de éxito y casos de uso para ayudar a este tipo de entidades a aprender cómo pueden solucionar su reto del registro de la correspondencia.

Athento ha ayudado a varias instituciones en España a automatizar la recepción, clasificación, control y distribución sus comunicaciones entrantes y salientes. Uno de sus clientes en España es el CEDER La Serena, una entidad pública dedicada al desarrollo rural. Para José Luis de la Rosa –CEO de la compañía: “Lo que estas entidades buscan es poder mejorar los tiempos de respuesta de la organización al ciudadano y otros entes, y Athento puede ayudarles.

La mayoría de los clientes que aún gestionan en papel la correspondencia, manifiestan que el problema más grave en relación a estos procesos, es que las comunicaciones en papel tardan mucho en llegar al funcionario que debe tramitarlas. Este hecho tiene el agravante de que en muchos casos, las entidades públicas deben cumplir con tiempos estrictos de respuesta. Además, el enrutamiento de estas en papel, las hace más susceptibles a posibles pérdidas.

Pero lo que Athento está haciendo posible con su nueva versión, es un manejo completo del ciclo de vida de estas comunicaciones. Su funcionalidad permite digitalizar las comunicaciones directamente a sistema y almacenarlas dentro de una estructura de archivo (bajo los Cuadros de Clasificación y Calendarios de Conservación apropiados).

Según de la Rosa, el aporte de Athento está: “en que no sólo ofrece funcionalidad tradicional de gestión documental, sino que además permite la automatización de la captura de la correspondencia y la preservación de la información dentro de un contexto de records management”.

Dentro del material que la empresa está poniendo a disposición de las entidades que necesiten mejorar su gestión de la correspondencia, se encuentra un caso de uso en el que se explica en detalle este reto y cómo Athento puede ayudarles. Este caso de estudio puede descargarse de forma gratuita desde la web del producto.